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Titre
Text copied to clipboard!Secrétaire d'Unité
Description
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Nous recherchons un(e) Secrétaire d'unité motivé(e) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe et assurer le bon fonctionnement administratif de notre unité. Le ou la titulaire du poste jouera un rôle clé dans la coordination des activités quotidiennes, la gestion des documents, la communication interne et externe, ainsi que le soutien aux membres de l'équipe. Ce poste exige une grande rigueur, un excellent sens de l'organisation et une capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec différents intervenants.
Le ou la Secrétaire d'unité sera responsable de la planification des réunions, de la rédaction de comptes rendus, de la gestion des agendas, de la préparation de documents administratifs et de la tenue à jour des dossiers. Il ou elle devra également assurer un accueil professionnel des visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et traiter les courriels entrants. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et des compétences en communication sont essentielles pour réussir dans ce rôle.
Ce poste est idéal pour une personne proactive, dotée d’un bon esprit d’équipe et capable de gérer plusieurs tâches simultanément. Une expérience préalable dans un environnement administratif est fortement souhaitée. Le ou la candidat(e) idéal(e) saura faire preuve de discrétion, de diplomatie et d’un grand sens du service.
En rejoignant notre organisation, vous bénéficierez d’un environnement de travail stimulant, d’opportunités de développement professionnel et d’un rôle valorisant au sein d’une équipe dynamique. Si vous êtes passionné(e) par l’organisation, le soutien administratif et que vous souhaitez contribuer activement au bon fonctionnement d’une unité, ce poste est fait pour vous.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants
- Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus
- Tenir à jour les dossiers administratifs
- Assurer l’accueil des visiteurs et la gestion de l’agenda
- Préparer et mettre en forme des documents administratifs
- Assurer la liaison entre les différents services de l’unité
- Suivre les commandes de fournitures et les besoins logistiques
- Classer et archiver les documents physiques et numériques
- Soutenir les membres de l’équipe dans leurs tâches quotidiennes
- Respecter les procédures internes et les délais impartis
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en secrétariat, administration ou domaine connexe
- Expérience préalable dans un poste similaire
- Excellente maîtrise du français écrit et oral
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Sens de l’organisation et rigueur administrative
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Bonnes compétences interpersonnelles et esprit d’équipe
- Autonomie et proactivité dans le travail
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en tant que secrétaire ou assistant(e) administratif(ve) ?
- Comment gérez-vous les priorités lorsque plusieurs tâches urgentes se présentent ?
- Avez-vous déjà organisé des réunions ou rédigé des comptes rendus ?
- Quels outils bureautiques maîtrisez-vous ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des informations traitées ?
- Êtes-vous à l’aise pour travailler en équipe et interagir avec différents services ?
- Comment réagissez-vous face à des situations stressantes ?
- Avez-vous une expérience dans un environnement similaire à notre unité ?
- Êtes-vous disponible pour travailler à temps plein ?
- Quelles sont vos attentes professionnelles pour ce poste ?
